6 tips til bedre møder

6 tips til bedre møder

Vi holder møder – mange møder.

Men mange gange kunne man have gjort det møde mere effekt. Nogle gange ville man slet ikke behøve at holde det møde.

Her kommer vores 6 bedste tips til bedre møder, så du får mere ud af din tid på kontoret:

1: Send en agenda

Et møde kan tage lang tid eller kort tid. Hvis alle ved hvad mødet handler om på forhånd, er det mere effektivt og introen tager mindre tid. Gør derfor dine med-mødedeltagere en tjeneste ved at sende en agenda på forhånd, hvis det er dig, der har indkaldt til mødet.

2: Kunne det her have været en e-mail eller et telefonopkald?

Mange møder skulle slet ikke have været afholdt. I stedet for kunne det have været en e-mail (bedst) eller et telefonmøde (også OK, sparer transporten).

E-mail særligt er effektivt, fordi at det er asynkron kommunikation. Du kan skive din e-mail, når du har tid – og jeg kan svare, når jeg har tid. På den måde går alting hurtigere end hvis vi skal finde et tidspunkt, hvor vi begge har tid.

3: Kaffe og chokolade frem til nye gæster

Hvis det er et møde med gæster fra andre virksomheder, skal de føle sig velkomne. Hav lavet kaffen i forvejen og stil det pænt frem. Gør lidt ud af indretningen; klassisk dækservietter fra fx Georg Jensen Damask giver et godt indtryk.

4: Send en opsummerende mail

Når mødet er færdig gør du alle de deltagende parter en stor tjeneste ved at sende en opsummerende e-mail, så alle ved, hvad der nu kommer til at ske. Det giver i det hele taget god mening at udpege en mødeansvarlig, der tager noter og sender en e-mail efterfølgende.

5: Kom 5 minutter før

5 minutter for sent er uhøfligt – 5 minutter før er perfekt. Planlæg din tur til at være der 10-15 minutter før, så du kan ramme lige på slaget eller 5 minutter før.

6: Skriv i en notesbog – ikke computeren

Det er mere effektivt – og mere høfligt – at tage noter i en notesbog fremfor at sidde med computeren. Med computeren risikerer du at blive distraheret af e-mails og Facebook; mens notesbogen giver mulighed for at tegne frit.